Чек лист для работодателя: 10 пунктов, чтобы убедиться, что оформление сотрудника соответствует закону
Для работодателя правильное оформление персонала - это не только соблюдение трудового законодательства, но и защита от штрафов, споров и репутационных рисков.
Ниже - перечень контрольных точек, который можно использовать как внутреннюю процедуру проверки кадрового оформления.
1. Заключён ли трудовой договор в письменной форме
Проверьте, что с каждым работником подписан трудовой договор не позднее трёх рабочих дней с момента фактического допуска к работе (ст. 67 ТК РФ). Должны быть подписаны обе стороны, указаны дата начала работы, место работы, трудовая функция, условия оплаты труда, режим рабочего времени и иные обязательные условия.
2. Правильно ли определена правовая природа отношений
Убедитесь, что отношения действительно являются трудовыми, а не гражданско‑ правовыми. Если работник подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, выполняет работу лично по определённой должности, имеет рабочее место и регулярную оплату - это трудовые отношения. Подмена трудового договора ГПХ - частая причина претензий ГИТ и доначислений налогов.
3. Оформлен ли приказ о приёме на работу (если применяется)
Если в организации продолжают издавать приказы, они должны соответствовать условиям трудового договора. С 2021 года приказ не является обязательным документом, но если он есть - он должен быть корректным и согласованным с договором.
4. Внесены ли сведения в трудовую книжку (бумажную/электронную)
Для работников, у которых ведётся бумажная трудовая книжка, проверьте наличие записи о приёме. Для остальных - убедитесь, что сведения о приёме переданы в СФР в составе формы ЕФС‑1 в установленные сроки. Это критически важно для формирования страхового стажа.
5. Проведён ли вводный инструктаж и ознакомление с локальными актами
Работник должен быть ознакомлен под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, должностной инструкцией, документами по охране труда. Факт ознакомления фиксируется подписью и датой. Отсутствие таких подписей - одно из самых частых нарушений при проверках.
6. Установлен ли корректный режим работы и учёт рабочего времени
Проверьте, что режим работы в договоре соответствует фактическому, а учёт рабочего времени ведётся надлежащим образом. Для сменной работы, ненормированного дня, дистанционной работы должны быть прописаны особые условия. Табель учёта рабочего времени должен быть оформлен и подписан ответственным лицом.
7. Правильно ли начисляется и выплачивается заработная плата
Оплата труда должна быть не ниже МРОТ при полной отработке нормы времени, выплаты - не реже двух раз в месяц. Проверьте, что расчётные листки выдаются работникам, а все надбавки, районные коэффициенты, доплаты за работу в ночное время или сверхурочно начисляются и отражаются в документах. Для бухгалтерии это зона повышенного внимания: ошибки здесь приводят к доначислениям и компенсациям.
8. Соблюдены ли требования по охране труда и медосмотрам
Для отдельных категорий работников обязательны предварительные и периодические медосмотры, обучение по охране труда, выдача СИЗ. Убедитесь, что документы (направления, заключения, протоколы обучения) оформлены и хранятся в кадровой службе.
9. Оформлены ли изменения условий и прекращение трудовых отношений
Любые переводы, изменение оклада, увольнение должны быть документально оформлены: дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ, уведомление (при сокращении), расчёт и выдача документов в день увольнения. Проверьте, что работник ознакомлен с приказами под подпись, а при отказе составлен акт.
10. Ведётся ли кадровый документооборот и обеспечивается хранение документов
Убедитесь, что личные дела (если ведутся), трудовые договоры, приказы, журналы инструктажей, табели, документы по охране труда хранятся в соответствии с установленными сроками. Электронные документы должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью, если это требуется по закону.
Проводите выборочную проверку кадровых документов хотя бы раз в квартал. Такой подход позволяет заранее устранить нарушения до прихода проверяющих органов и снизить риски неформальной занятости на территории муниципалитета.